ПОЛИТИКА ЗАЩИТЫ И ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

общества с ограниченной ответственностью «Нойтэк Лоджистикс Рус» (далее – Общество)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) составлена в соответствии с пп. 2 п. 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), а также иными нормативно-правовыми актами в области защиты и обработки персональных данных и действует в отношении всех персональных данных (далее – Данные). Организация (далее – Оператор, Общество) осуществляет обработку ПД с соблюдением принципов и правил, а также в случаях, предусмотренных Законом о персональных данных.

1.2. Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Закона о персональных данных.

1.3. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с даты соответствующего приказа о вступлении Политики в силу, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

1.4. Политика пересматривается по мере необходимости, но не реже одного раза в три года с момента проведения предыдущего пересмотра Политики.

2. Аббревиатура или определение

3. Область действия

Действия настоящей Политики распространяются на все процессы Общества, в рамках которых осуществляется обработка персональных данных субъектов персональных данных, как с использованием средств вычислительной техники, в том числе с использованием информационно-технокоммуникационных сетей, так и без использования таких средств.

4. Принципы обработки персональных данных

Общество обеспечивает правомерность обработки персональных данных, а также надлежащий уровень безопасности персональных данных.

Обработка персональных данных в Обществе осуществляется на законной и справедливой основе и ограничивается достижением конкретных, заранее определенных законом целей.

Хранение ПД осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки ПД, если срок хранения ПД не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПД. Обрабатываемые ПД подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ.

5. Порядок и обработка персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также в случаях наступления иного правового основания для обработки персональных данных, предусмотренного действующим законодательством Российской Федерации.

5.3. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.

5.4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

5.5. Обработка персональных данных осуществляется путем: - получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; - получения персональных данных из общедоступных источников; - внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора; - использования иных способов обработки персональных данных.

5.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом.

5.7. В соответствии с частями 3-5 статьи 6 Закона о персональных данных, Общество вправе принять на обработку персональные данные от аффилированных Обществ, входящих в Группу Нойтэк, то есть принять на себя обязанности «обработчика» ПД на основании договора поручения. Договором поручения Оператором и «обработчиком» может быть определен не только регламент обработки ПД, обязательства сторон, но и установлена ответственность за их нарушение, определен внесудебный порядок взыскания штрафа и/или неустойки. Обязанностью Общества является обеспечение конфиденциальности и безопасности ПД при их обработке.

5.8. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

5.9. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

• определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;

• принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;

• назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;

• создает необходимые условия для работы с персональными данными;

• организует учет документов, содержащих персональные данные;

• организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;

• хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;

• организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.

5.10. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен Федеральным законом, договором.

5.11. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.

5.12. Цели обработки персональных данных:

5.12.1. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

5.12.2. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:

• обеспечение соблюдения Конституции, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

• осуществление своей деятельности в соответствии с уставом Общества;

• ведение кадрового делопроизводства;

• содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества;

• привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;

• организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;

• заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;

• осуществление гражданско-правовых отношений;

• ведение бухгалтерского учета;

• осуществление пропускного режима.

5.13. Категории субъектов персональных данных. Обрабатываются ПД следующих субъектов ПД:

• физические лица, состоящие с Обществом в трудовых отношениях и их родственники;

• физические лица, уволившиеся из Общества;

• физические лица, являющиеся кандидатами на работу;

• физические лица, состоящие с Обществом в гражданско-правовых отношениях;

• представители, работники клиентов и контрагентов.

5.14. ПД, обрабатываемые Оператором:

• данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;

• данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;

• данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.

5.15. Хранение ПД:

5.15.1. ПД субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

5.15.2. ПД, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.

5.15.3 Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.

5.16. Уничтожение ПД:

5.16.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.

5.16.2. ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.

5.16.3. Факт уничтожения ПД подтверждается документально актом об уничтожении персональных данных.

6. Защита персональных данных

6.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.

6.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.

6.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.

6.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПД.

6.5. Основными мерами защиты ПД, используемыми Оператором, являются:

6.5.1. Назначение лица, ответственного за организацию обработки ПД, которое осуществляет организацию обработки ПД, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением Обществом и его работниками требований к защите ПД.

6.5.2. Определение актуальных угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите ПД.

6.5.3. Установление правил доступа к ПД, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД.

6.5.4. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.

6.5.5. Применение средств защиты информации, прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия.

6.5.6. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.

6.5.7. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность ПД и исключающих несанкционированный доступ к ним.

6.5.8. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.

6.5.9. Восстановление ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.

6.5.10. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.

6.5.11. Осуществление внутреннего контроля и аудита.

7. Основные права субъекта ПД и обязанности Оператора

7.1. Основные права субъекта ПД. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям: – подтверждение факта обработки ПД Оператором; – правовые основания и цели обработки ПД; – цели и применяемые Оператором способы обработки ПД; – наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с Оператором или на основании Федерального закона; – сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; – порядок осуществления субъектом ПД прав, предусмотренных Федеральным законом; – наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПД по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; – обращение к Оператору и направление ему запросов; – обжалование действий или бездействия Оператора.

7.2. Обязанности Оператора. Оператор обязан: – при сборе ПД предоставить информацию об обработке ПД; – в случаях если ПД были получены не от субъекта ПД, уведомить субъекта; – при отказе в предоставлении ПД субъекту разъяснить последствия такого отказа; – опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему политику Общества в отношении обработки ПД, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПД; – принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий в отношении ПД; – давать ответы на запросы и обращения субъектов ПД, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПД.

7.3. Оператор, принявший на себя функции Обработчика ПД по договору поручения с аффилированным юридическим лицом Группы компаний Нойтэк, обязан:

1. Соблюдать законные принципы обработки ПД.

2. Обеспечивать безопасность ПД. 

3. Не раскрывать третьим лицам и не распространять ПД.

4. Выполнить технические и организационные меры защиты.

5. Установить правила доступа к ПД Оператора – поручителя. 

Общество не обязано получать согласие субъекта ПД на обработку его ПН.

8. Ответственность за нарушение или неисполнение Политики

8.1. Контроль исполнения настоящей Политики возложен на Ответственного за организацию обработки персональных данных.

8.2. Лица, нарушающие или не исполняющие требования Политики, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

8.3. Руководители структурных подразделений оператора несут персональную ответственность за исполнение обязанностей их подчиненных.